¿Qué es la auditoria administrativa?
Es una revisión sistemática y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente. Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización.
" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales".
¿Qué abarca la auditoria administrativa?
Una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos.
Objetivos de la auditoria administrativa
Control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
Productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
Organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
Servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
Calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
Cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.
Aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
Toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.
Productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
Organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
Servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
Calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
Cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.
Aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
Toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.
Principios de auditoria administrativa
Sentido de la evaluación.- No intenta evaluar tecnicamente a los profesionistas, sino su desempeño dentro de su área de trabajo tanto en forma individual como colectiva, observando si se han cumplido las metas y objetivos segun lo establecido.
Importancia del proceso de verificación.- Consiste en determinar que es lo que sé esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos.
Habilidad para pensar en términos administrativos.- El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de una administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). Se trata de pensar en sentido administrativo.
Generalidades del Control
Estas son con la finalidad de vigilar el buen cumplimiento de la planeación, organización y dirección de la empresa o institución.
Niveles de Decisión
Se fijan objetivos, las condiciones con políticas, trazan planes de acción, los detallan en programas, los ponen en marcha con órdenes que deben concretarse en hechos.
Este proceso está escalonado en niveles, entre estos podemos distinguir:
Directivo
Gerencial
Operacional
Necesidades de Control
Es necesario formular ciertas preguntas con la finalidad de conocer lo que se decidio:
¿Es compatible con el contexto?
¿Es compatible con los objetivos y políticas?
¿Es coherente con los planes y programas?
¿Se realiza lo que se decidió?
Control
Conjunto de actividades que se emprenden para medir y examinar los resulatdos obtenidos en el período, para evaluarlos y decidir las medidas correctivas que sean necesarias.
Etapas del Control
Implantación de normas: proporciona la base sobre la cual se mide el desempaño real o esperado.
Medir y juzgar lo que se ha realizado: proporciona la verdadera información objetiva que posteriormente se compara con la norma establecida.
Comparar lo realizado con las normas y comparar las diferencias si las hay: se evalua el funcionamiento, cuando exista alguna diferencia entre ambas; suele requerirse criterio para estlecer importancia de la diferencia.
Corregir las desviaciones, poniendo el remedio adecuado: es el hecho de hacer cumplir o de ver que las operaciones sean ajustadas o que se hagan esfuerzos para que los resultados sean de acuerdo con lo esperado.
Características de un buen control
Deben ser oportunos: se deben disponer en el momento oportuno.
Seguir una estructura orgánica: muestra su eficiencia, así como la de sus procedimientos en cuanto a su diseño y función.
Ubicación estratégica: establecimiento de controles en ciertas actividades de la operación sigueindo un criterio estratégico.
Un control debe ser económico: se debe prestar especial atención al análisis costo-beneficio de los sistemas de control.
Revelar tendencias y situaciones: muestran una visión de la situación presente pero no revela necesariamente la tendencia de la ejecución.
Resaltar la excepción: es dar a conocer los datos mas sobresalientes de la informacion; es decir, en caso de que exista una falla dar a conocerla y tomar las medidas necesarias para continuar con un buen funcionamiento.
El auditor
Es la persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia o entidad (dependencia= institucion de gobierno, entidad= empresas particulares o sociedades.) con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño
Conocimientos
Es conveniente que la persona elegida para un proyecto de auditoria tenga una preparación acorde con los requerimientos que ésta exige, pues eso le permitirá interactuar de manera natural con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.
Es conveniente que la persona elegida para un proyecto de auditoria tenga una preparación acorde con los requerimientos que ésta exige, pues eso le permitirá interactuar de manera natural con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.
Formación académica
Estudios a nivel técnico, Ingeniería o postgrado en administración, informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales, ingeniería industrial, psicología, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseño gráfico.
Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura pueden contemplarse, siempre y cuando el auditor haya recibido una capacitación que le permita intervenir en el estudio.
Estudios a nivel técnico, Ingeniería o postgrado en administración, informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales, ingeniería industrial, psicología, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseño gráfico.
Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura pueden contemplarse, siempre y cuando el auditor haya recibido una capacitación que le permita intervenir en el estudio.
Habilidades y destrezas
Actitud positiva
Estabilidad emocional
Objetividad
Sentido institucional
Saber escuchar
Creatividad
Respeto a las ideas de los demás
Mente analítica
Conciencia de los valores propios y de su entorno
Capacidad de negociación
Imaginación
Claridad de expresión verbal y escrita
Capacidad de observación
Iniciativa
Discreción
Facilidad para trabajar en equipo
Comportamiento ético
Estabilidad emocional
Objetividad
Sentido institucional
Saber escuchar
Creatividad
Respeto a las ideas de los demás
Mente analítica
Conciencia de los valores propios y de su entorno
Capacidad de negociación
Imaginación
Claridad de expresión verbal y escrita
Capacidad de observación
Iniciativa
Discreción
Facilidad para trabajar en equipo
Comportamiento ético
Experiencia
Una de las características fundamentales que se deben considerar en el auditor, es su experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y actividad profesional que empleará y la profundización que emitirá sus observaciones.
Conclusión
La auditoria es elemental dentro de una empresa o intitución por que permitira conocer la situación en todas y cada una de sus áreas dando la oportunidad a mejorarlas en caso de falla y continuar trabajando de esa forma en caso de que todo vaya marchando según lo planeado y estipulado.
La auditoria de igual manera se aplica en nuestra vida cotidiana por que en todo momento estamos planendo las actividades a realizar y posteriormente verificamos que estas se hayan realizado y cumplido según lo esperado.
Efecto mariposa
En lo particular me gusta la pelicula por que maneja la auditoria administrativa en distintos puntos, tal es el caso en el que el chico revive cada uno de los hechos de su infancia y con la intención de no perjudicar a terceras personas va cambiando las situaciones dentro de su mente a modo que nadie salga lesionado solamente el.
El menjaba su mente por que sabia en que momento regresar y con que afán, detectaba en que momento frenar su manipulación y cambiar las situaciones; el está dispuesto a los cambios que se puedan generar siempre y cuando no lastime a mas gente inocente.
"Vive y deja vivir" pero no permitas que la vida te viva a ti sin saber que hacer con todos y cada uno de los obstaculo y premios que dia con dia te presentara; es decir, analiza cada situación y visualizala como si fuera tu mejor oportunidad para seguir adelante tomando en cuenta cada aspecto en forma particular y si es necesario en forma grupal, administra tus tiempos y espacios. Se inmensamente feliz y no te permitas derrumbarte, para tal motivo realiza auditorias internas y externas de tu propia vida que te permitan modificar aquellas cosas o actos negativos por positivos.
